​Основные принципы работы с данными

5 апреля 2017 г. 12:36

В современном мире действует всего один принцип – «Кто владеет информацией – тот владеет миром». В общем-то, ничего сложного, но теперь спросите – так ли много людей, которые действительно умеют с ней обращаться? Нет, не просто передать последнюю корпоративную сплетню, а донести важную и сложную информацию. Ответ очевиден – таких людей единицы.

Конечно же, иногда возникают ситуации, когда вам жизненно необходимо рассказать о чем-то, потому что от этого может зависеть ваше будущее – например, карьера. Именно в таких случаях вы начинаете хаотично перелистывать все доступные вам учебники, скрупулезно их вычитывать и…в итоге получаете знатную кашу в голове. Поэтому technation составил несколько простых принципов, которых стоит придерживаться во время работы с данными.

Для начала стоит запомнить главное – не важно, сколько у тебя информации и хороший ли ты оратор, если твои данные не упорядочены. Хаос в статистике говорит в первую очередь о хаосе в твоей голове, а, значит, ты просто не сможешь донести информацию, которой жаждешь поделиться – собеседник просто не сможет ее осмыслить.

Также стоит четко обозначить, что же именно мы называем данными. Согласно открытой энциклопедии «Википедия», данными называют зарегистрированную информацию, представленные факты, понятия или инструкции в форме, приемлемой для общения, интерпретации, или обработки человеком или с помощью автоматических средств. То есть фактически, это то, что мы можем изобразить в форме таблицы, диаграммы или списка.

Отметим, что это довольно удобно, потому что людям значительно легче запомнить, а, соответственно и осмыслить информацию, которую они могут еще и представить визуально. Таким образом, если, например, вам действительно требуется рассказать о какой-либо информации, то ее лучше слегка видоизменить. Причем этот принцип касается не только рабочих переговоров и совещаний, но даже элементарных школьных знаний.

Давайте теперь разберемся, в каких случаях стоит использовать диаграммы, а в каких – списки и таблицы, а также решим, взаимозаменяемы ли они.

Итак, главным для долгосрочного хранений данных должно быть удобство и оперативность получения информации. Для этого специалисты рекомендуют отказаться от бумажного формата (блокноты, органайзеры, распечатки и пр.) и полностью перейти на цифровую версию. Напомнит также, что это не означает, что вы вообще не можете ничего записывать на бумаге – но в идеале – сразу же переносите его в компьютер, телефон или на другие устройства.

Кстати, не стоит забывать и о копировании – любая информация (особенно важная) должна храниться в нескольких местах, дабы избежать случайного удаления всех данных.

Для хранения подобной информации в основном применяются два способа – базы данных (для большого количества информации) и таблицы (подходят для большинства основных потребностей компании).

Во время составления таблицы стоит понимать, как работает мозг человека и предложить наиболее легкий способ визуальной подачи информации. Каждый элемент дизайна таблицы должен выполнять определенную задачу, а не усложнять восприятие. Например, стоит избегать цветных рамок, ярких выделений и прочих нестандартных комбинаций, усложняющих восприятие. Также не стоит выделять цветом определенный тип данных – любые усложнения сказываются на восприятии информации. Исключение может быть только для выделения определенного показателя (например, минимальный и максимальный). Кроме того, постарайтесь довести до минимума количество столбцов и строчек в таблице, чтобы не запутывать собеседника, но в то же время помните, что их должно быть достаточно для полного восприятия.

Упрощайте язык общения (в том числе визуальный) - избегайте нагромождения жаргонизмов и специальных терминов. Помните, что не все понимают профессиональные сокращения и аббревиатура, а иногда и воспринимают их совершенно иначе. Также не стоит забывать о том, что самая важная информация всегда должна подаваться в начале, когда мозг еще не перегружен данными.

Другим способом подать данные считаются диаграммы.

Наиболее популярными считаются стандартные вертикальные диаграммы (гистограммы), круговые и графики. Каждая из них имеет свои особенности.

Во время использования гистограмм вы должны убедиться, что разница между показателями видна с первого взгляда. Если все показатели начинаются, к примеру, с обозначения 15% и со временем достигают 16,1%, то удобнее использовать шкалу, которая будет начинаться с 14,5%, поскольку этого показателя достигли все вертикали. В таком случае результат будет виден более четко.

Также не стоит злоупотреблять 3D-моделями, хотя бы потому, что в них все кажется значительно больше, чем есть на самом деле. К примеру, круговая диаграмма, сделанная в виде 3D-модели, будет выглядеть не так ясно, как аналогичная 2D.

Что же касается подачи данных в виде шкалы, то тут существуют несколько вариантов подачи. Первый из них – точечный, но он не очень удобный, потому не показывает динамику развития. Поэтому специалисты рекомендуют объединять их между собой, чтобы видеть все «спады» и «подъему». Кроме того, если динамика не совсем точная, но достаточно стабильная, можно сделать на основе точечной шкалы график общего повышения и снижения показателей. Примечательно, что в этом случае направленные стрелочки должны только показывать общий характер показателей, и не обязаны четко идти через них. Это называется — линия наилучшего соответствия.

Во время работы с данными нам нередко приходиться искать средний показатель – это делает информацию более понятной и доступной. Но знаете ли вы, что существует, по меньшей мере, 3 варианта его поиска, и каждый из них будет отличным от других?

Речь идет об элементарной математике, а именно, о среднем арифметическом, медианном значении и моде.

Первое используется чаще всего и довольно просто высчитывается (даже объяснять не стоит), второе необходимо при сильных отклонениях между минимальным или/и максимальным значением. В этом случае уровень показателей, делит набор данных на две равные части. Тогда его значение будет наиболее адекватным при наличии чрезвычайно высоких или низких показателях.

В то же время мода используется зачастую в статистике и является показателем того, что делает самая большая группа. Например, если 5 из 7 читают 1 книгу в месяц, а еще двое вообще не делают этого, то в итоге мода равна 1, потому что столько читает большая часть группы.

Еще раз напомним, что правильно поданных данных зачастую может быть достаточно для принятие решения в вашу пользу.

Интересные статьи